Een vertrouwenspersoon heeft drie hoofdtaken:

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers
   Vertrouwenspersonen zijn allereerst beschikbaar voor opvang en ondersteuning van medewerkers wanneer deze te maken hebben met grensoverschrijdend gedrag of op de hoogte zijn van integriteitsschendingen die spelen binnen de organisatie. Gesprekken met een vertrouwenspersoon zijn vertrouwelijk. Het doel van deze gesprekken is een luisterend oor te bieden en medewerkers indien gewenst te ondersteunen bij het vinden van een passende oplossing waarbij de vertrouwenspersoon tevens beoogt escalatie voor alle betrokkenen zo veel mogelijk te voorkomen. De medewerker behoudt altijd zelf de regie over eventuele vervolgstappen en kan deze niet overdragen aan de vertrouwenspersoon.

2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie
   Vertrouwenspersonen zorgen ervoor dat ze goed vindbaar zijn binnen de organisatie en dat het duidelijk is voor medewerkers waar een vertrouwenspersoon voor is en volgens welke werkwijze deze handelt.

3. Adviseren van bestuur en management
   Vertrouwenspersonen delen jaarlijks een geannonimiseerd jaarverslag met het bestuur van de organisatie waarin onder andere het aantal meldingen en type meldingen wordt vermeld. Hierin zal ook een advies worden uitgebracht ten aanzien van eventuele acties ter verbetering. Indien gewenst of noodzakelijk zal een vertrouwenspersoon ook tussentijds gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen aan de organisatie. Hetgeen gedeeld wordt zal nooit herleidbaar zijn tot individuele personen, tenzij de betrokkene daar nadrukkelijk toestemming voor gegeven heeft.

Een vertrouwenspersoon ondersteunt zo goed en volledig mogelijk, maar neemt geen actie over namens de betrokkene en is geen hulpverlener, jurist of rechercheur. Het is dan ook goed om te weten wat niet tot de verantwoordelijkheden van een vertrouwenspersoon behoort:

Onderzoeken of waarheidsvinding doen
Een vertrouwenspersoon beoordeelt niet wat “waar” is. Deze luistert, adviseert en begeleidt, maar stelt geen feiten vast zoals een onderzoeker dat zou doen.

Oordelen of partij kiezen
De vertrouwenspersoon stelt zich neutraal en onpartijdig op. Deze neemt geen standpunt in en kiest geen kant.

Problemen oplossen namens de melder
De vertrouwenspersoon lost het probleem niet op, maar helpt de betrokke om zelf tot inzicht of actie te komen. Soms begeleidt de vertrouwenspersoon in het proces naar een oplossing.

Ingrijpen zonder toestemming
Alles gebeurt alleen met toestemming van de betrokkene, tenzij er in zéér uitzonderlijke gevallen sprake is van een acuut gevaar voor de veiligheid van personen.

Therapeutische hulp bieden
Een vertrouwenspersoon is geen psycholoog of therapeut en biedt dus ook geen behandeling, therapie of langdurige begeleiding.

Beleidsbeslissingen nemen
De vertrouwenspersoon adviseert eventueel het management of bestuur, maar neemt zelf geen organisatorische besluiten.

Medewerkers kunnen Proud benaderen via ons algemene telefoonnummer en algemeen e-mailadres of ervoor kiezen één van de Proud vertrouwenspersonen direct te benaderen.

Alle contactgegevens zijn hierboven op deze pagina terug te vinden.

Contact is mogelijk via whatsapp, telefoon, e-mail, video call en indien gewenst face to face. Proud geeft er de voorkeur aan inhoudelijke gesprekken zo veel mogelijk via video call te laten plaatsvinden.

Proud reageert op contactverzoeken van medewerkers op werkdagen binnen 24 uur (maar bij voorkeur binnen enkele uren). Dit betekent in ieder geval een eerste reactie en een voorstel voor een uitgebreidere vervolgafspraak op korte termijn. Een vervolgafspraak op korte termijn vindt bij voorkeur plaats binnen enkele dagen en altijd binnen een week.

De vertrouwenspersonen van Proud zijn beschikbaar voor medewerkers van aangesloten organisaties die naar Proud verwijzen als hun externe vertrouwenspersoon.  

Onder medewerkers wordt iedereen bedoeld die werkzaam is voor de aangesloten organisatie (of tot een jaar geleden werkzaam voor deze organisatie is geweest), inclusief stagiaires, vrijwilligers, uitzendkrachten, gedetacheerden en zelfstandigen die in opdracht van de organisatie werkzaamheden verrichten.

Ook interne vertrouwenspersonen, HR, management én bestuur zijn welkom om hun vragen rondom grensoverschrijdend gedrag en sociale veiligheid met Proud te bespreken.

Gesprekken met een vertrouwenspersoon zijn vertrouwelijk. Een vertrouwenspersoon heeft intern verschoningsrecht wat betekent dat deze geen antwoord hoeft te geven op vragen die de vertrouwelijkheid raken. Dit geldt voor informatie die haar in de functie van vertrouwenspersoon door medewerkers is toevertrouwd. Een vertrouwenspersoon hoeft dan ook geen antwoord te geven op vragen van derden, ook niet op vragen van leidinggevenden, werkgever of opdrachtgever. Dit verschoningsrecht vervalt in de rechtszaal.

Let op: een vertrouwenspersoon kan op grond van wet- en regelgeving in zéér uitzonderlijke situaties, net als elke andere burger, verplicht worden om de vertrouwelijkheid te doorbreken of aangifte te doen van informatie die deze als vertrouwenspersoon ter ore is gekomen.

Het gaat dan om extreme situaties waarbij er een acuut gevaar dreigt voor personen of de maatschappij. Een vertrouwenspersoon zal dit altijd van te voren bespreekbaar maken.

Wanneer er anonieme meldingen gedaan worden zal de vertrouwenspersoon deze opnemen in de registratie. Er zal echter geen concrete vervolgactie ondernomen (kunnen) worden, omdat er geen mogelijkheid bestaat tot reactie of het stellen van vragen.